Sparsamkeit

Einer der Grundsätze, der bei der Verwaltung von öffentlichen Geldern einzuhalten ist. Sollte nach meinem dafürhalten eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, ist es aber in der Realität eher nicht.

Wenn es nicht ums eigene Geld geht, dann sehen das Menschen manchmal nicht so eng. Ich bin da anders. Ich war auch immer bei meinem eigenen Budget sehr sparsam. Bei Steuergeld kommt ja auch noch eine Verantwortung für die Gemeinschaft dazu. Wenn ich mein eigenes Geld verprasse, ist es meine Sache, bei mir überantworteten Budgetmitteln der Gemeinschaft, setzte ich immer extrem hohe Maßstäbe an.

Natürlich ist dies nur einer von drei Grundsätzen. Nicht alles kann ausschließlich nach dem Grundsatz der Sparsamkeit beurteilt werden. Natürlich kann es auch sein, dass Dinge beschafft werden müssen, die viel Geld kosten, dann muss man halt schauen, dass man diese Güter zumindest günstig beschafft. Deshalb ja auch die Einholung von unterschiedlichen Angeboten und die regelmäßige Neuausschreibung von Rahmenverträgen.

Erfahrungsgemäß wird mir auch immer zugestimmt, dass man mit Steuergeldern sparsam umgehen muss, allerdings endet dies erfahrungsgemäß, dann beim eigenen Budget…. Sparen, ja bitte. Aber fang doch bitte zuerst wo anders an…..

Um Diskussionen diesbezüglich weitgehend vermeiden zu können, habe ich die Buchhaltung der Gemeinde gebeten, doch die Budgetverwaltung besser zu überwachen. Aus dem Budget konnte ja immer schon abgelesen werden, welche Abteilung wieviel Geld im Jahr zur Verfügung hat, doch offenbar interessierten sich nur einzelne Abteilungen dafür. Andere waren der Meinung, wenn ich das brauche, dann kaufe ich es, die Buchhaltung wird das Geld schon irgendwo auftreiben. So kann das aber natürlich nicht funktionieren. Jeder bekommt sein Budget und mit dem muss der jeweilige Abteilungsleiter haushalten.

Um die Abteilung bei ihrer Budgetverwaltung zu unterstützen, haben wir auch eingeführt, dass vor der Anschaffung in der Buchhaltung nachzufragen ist, ob noch Budget vorhanden ist. Das stieß natürlich auch auf Widerstand, aber es half auf jeden Fall. Die Mühe eine Mail zu schreiben, macht man sich ja wirklich nur, wenn man das Ding auch braucht….

Im zweiten Jahr, wo wir den Gemeindebediensteten diesbezüglich immer wieder auf die Nerven gehen, kann ich sagen, dass in vielen Bereich, das laufende Budget nachhaltig entlastet werden konnte. Was aufgrund Covid auch dringend notwendig war! Ohne Sparsamkeit hätten wir es in Pandemiezeiten nicht geschafft budgetär über die Runden zu kommen.

Sehr dankbar bin ich für jeden einzelnen Mitarbeiter der dies aktiv unterstützt hat. Mit neuen Regeln und ein paar sehr engagierten Mitarbeitern konnten wir unnötige Ausgaben stark reduzieren und ich bin zuversichtlich, dass wir das haushalten auch bei allen anderen Mitarbeitern, im Laufe der Zeit noch zu einer Selbstverständlichkeit machen können.

4-Augen-Prinzip

Auch wenn wir nicht gerade ein Budget oder einen Rechnungsabschluss erstellen, habe ich als GGR Finanzen, immer was zu tun.

Die Gemeindebuchhaltung unterliegt ja gewissen Verordnungen und haushaltsrechtlichen Grundsätze bei ihrem Verwaltungshandeln. Eine der wahrscheinlich wichtigsten ist dabei das 4-Augen-Prinzip.

In wichtigen Angelegenheiten braucht es im öffentlichen Dienst (mindestens) 2 Personen, die etwas freigeben. Also 4 Augen die über etwas drüber schauen. Und da ich für die Buchhaltung als politische Verantwortliche zuständig bin, bin ich die zweite Person bei den finanziellen Angelegenheiten.

Neben der Rechnungskontrolle, die alle GGR´s für ihren Aufgabenbereich wahrzunehmen haben, bin ich auch noch die Zweitzeichnerin für die Überweisungen der Gemeinde. Und natürlich muss ich auch das laufende Budget im Auge behalten.

Als ich 2004 das 4-Augen-Prinzip kennen lernte, war es mir ehrlich gesagt ein wenig unangenehm, meiner Zahlstellenleiterin ständig auf die Finger schauen zu müssen – vor allem weil ich auch ständig was gefunden habe. Aber mit den Jahren wurde mir bewusst, dass dieses Prinzip nicht nur sehr wichtig ist, sondern für die Sachbearbeiter-Ebene auch die Verantwortung reduziert.

Umgelegt auf die Gemeinde bedeutet dies, dass die Gemeindebediensteten nicht alleine verantwortlich sind über die ausgegebenen finanziellen Mittel. Jede Rechnung wird von dem jeweils fachlich zuständigen GGR freigegeben und jede Überweisung wird von mir nochmal kontrolliert bevor sie rausgeht.

Durch geregelte Abläufe wird so die Möglichkeit von Missbrauch ausgeschlossen. Natürlich können trotzdem Fehler passieren. Doch wenn uns etwas diesbezüglich auffällt, dann schauen wir uns die Abläufe an und adaptieren sie, um hinkünftig Fehler vermeiden zu können.

Das erste was mir im Frühjahr 2020 aufgefallen war, war die Tatsache, dass alle Unbar-Rechnungen durch fünf Hände gingen bevor sie überwiesen wurden, aber die Bar-Rechnungen nie von einem politisch Verantwortlichen gesehen wurden. Natürlich fiel ich damals aus allen Wolken. Da aber gerade bei Bar-Rechnung eine Ressortzurechnung nicht immer so einfach war, haben wir beschlossen dass alle Bar-Rechnungen über meinen Tisch laufen. Somit haben wir auch dort das 4-Augen-Prinzip – Gemeinde und Politik – sichergestellt.