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Danke Chefin

Heute geht ein ganz großes Dankeschön an meine Vorgesetzte im Brotberuf raus!

Da am Donnerstag der Gemeindetag ist – die Gemeindebediensteten sind bis 18 Uhr im Haus – habe ich mit meinem Dienstgeber vereinbart dass ich Donnerstags im Home-Office arbeite, damit ich zu den zahlreichen Terminen schnell und unkompliziert ins Schloss fahren kann.

Die letzten fünf Jahre haben mir die Gemeindemitarbeiter also alle Termine am Donnerstag eingetragen und immer wenn ich zu einem Termin gefahren bin, habe ich mich beim Brotberuf ausgetragen und wenn ich zurück war, wieder retour gemeldet. Einfach und unkompliziert.

Diese Woche hatten wir am Mittwoch um 13 Uhr Beiratssitzung und danach Gemeindevorstandssitzung. Mittwochs um 13 Uhr bin ich allerdings normalerweise in Wien im Büro. Doch zum Glück habe ich eine tolle Vorgesetzte mit viel Verständnis und so konnte ich meinen Home-Office Tag tauschen. Der Vorteil dabei, ich konnte bis kurz vor 13 Uhr arbeiten und musste nicht schon um 11:30 Uhr die Heimreise von Wien antreten. Trotzdem ist es nicht selbstverständlich, dass die Vorgesetzten im Brotberuf so viel Verständnis für die Kommunalpolitik aufbringen.

Da wir in der Gemeindevorstandssitzung vereinbart haben, hinkünftig die Termine später zu legen, wird es hoffentlich eine Ausnahme bleiben. Und es soll für nächstes Jahr auch wieder einen Sitzungsplan geben, was super ist, denn dann kann man sich schon im Vorfeld mit seinem Dienstgeber absprechen bzw. auch seine Urlaube planen. Schließlich ist es zumindest mein Bestreben als Gemeinderat auch weiterhin an allen Sitzungen teilzunehmen.

Jahresaufgaben als GGR Finanzen

Auch wenn ich im letzten Beitrag geschrieben habe, dass der Gemeinderat in die Sommerpause geht, gilt das für die einzelnen Gemeinderate nur zeitweise. Wir nutzen zwar die Sommerpause zur persönlichen Erholung, treiben aber natürlich unsere Projekte auch im Sommer weiter voran.

Als GGR Finanzen habe ich sowieso das ganze Jahr über zu tun. Neben den offensichtlichen Projekten – Voranschlag, Rechnungsabschluss und Nachtragsvoranschlag – werden auch unterjährig immer wieder Projekte an mich herangetragen die ich dann mit der Buchhaltung abarbeite. Wobei die Arbeit natürlich bei der Buchhaltung liegt, ich habe „nur“ die sogenannte „politische Entscheidung“ zu treffen. Also quasi die Richtung vorzugeben. Da ich aber auch in meinem Brotberuf im Finanzbereich eines Bundesministeriums arbeite, verschwimmen hier oftmals die Grenzen. Manchmal bin ich einfach viel zu tief in den Projekten eingebunden für eine Politikerin. Aber die Buchhaltung stört das zum Glück nicht. Die wissen, meinen Background gut zu nutzen.

Daneben gibt es natürlich auch noch laufende Aufgaben das ganze Jahr. Wie jeder geschäftsführende Gemeinderat bekomme ich im internen System Rechnungen zum prüfen und freigeben. Auch alle Barausgaben und
-einnahmen die im Bürgerservice auflaufen, laufen über meinen digitalen Schreibtisch. Ich versuche zwei bis dreimal die Woche diese Rechnungen freizugeben, damit nicht allzu viel zusammen kommt.

Und dann kommt natürlich noch die Zweitzeichnung bei den Überweisungen dazu. Wir haben jede Woche zumindest einen Datenträger, in Notfällen auch mehr. Für diese Freigabe brauche ich allerdings Handy und Laptop mit Internetzugang, was sich in Notfällen schwierig gestalten kann. Die standardisierte Überweisung findet jeden Donnerstag statt.

Am Donnerstag Morgen versuche ich alle meine Rechnungen freizugeben, am Donnerstag Nachmittag schreibt mir dann die Buchhaltung eine WhatsApp wenn der Datenträger im System hängt, dann wähle ich mich ein und überprüfe nochmal alles bevor ich es freigebe. Natürlich nicht jede Rechnung einzeln, aber zumindest mache ich nochmal eine Plausibilitätscheck und Einzelkontrollen wenn mir etwas ungewöhnliches auffällt. Stehen keine Finanzamtszahlungen, Gehälter oder Notfälle an, dann reicht die Überweisung einmal die Woche durchaus aus. In allen anderen Fällen, nimmt die Buchhaltung Kontakt mit mir auf und wir klären, wann und wo ich eine Möglichkeit habe, die Überweisung durchzuführen.

Diese Aufgaben laufen natürlich auch über den gesamten Sommer weiter und wenn Gemeinderäte ortsabwesend sind, dann vertreten wir uns bei der Rechnungskontrolle natürlich auch gegenseitig.

Aufgaben die im Sommer wegfallen – Sitzungsvorbereitung und -teilnahme. Als geschäftsführende Gemeinderätin bin ich nicht nur bei allen Gemeinderatssitzungen und Gemeindevorstandssitzung dabei, sondern auch bei allen Ausschusssitzungen geladen.