Schlagwort: Budgetverwaltung

Vier Jahre GGR Finanzen – Anfang

Für alle die es nicht wissen, ich bin eine politische Quereinsteigerin. Im Herbst 2019 fragte mich Hannes ob ich mit meiner Fachexpertise – 22 Jahre im Finanz-, Budget-, Buchaltungsbereich, 16 Jahre davon im Bundesdienst – nicht aktiv in den Gemeinderat wollen würde – und nicht nur unterstützend im Hintergrund bleiben. Erstmal wollte ich nicht, doch ich sah auch niemand anderen der einen ähnlichen Hintergrund hatte und aktiv was zum Finanzthema beitragen könnte. Also stellte ich mich zur Verfügung und wurde letztendlich tatsächlich im März 2020 zur geschäftsführenden Gemeinderätin für Finanzen in Vösendorf gewählt.

Genau eine Woche nach unserer konstituierenden Sitzung wurde der erste LockDown angekündigt und am Montag darauf sperrte die SCS zu. Der Ausfall der Kommunalsteuer traf Vösendorf enorm hart. Und kaum hatte ich die Buchhaltung der Gemeinde kennen gelernt, saßen wir gleich stundenlang zusammen und versuchten herauszufinden was wir tun konnten um die Liquidität zu erhalten. Letztendlich stundeten wir unsere Darlehen und stellten sicher, dass die Gemeindebediensteten auch weiterhin ihr Gehalt und die Lieferanten ihr Geld bekommen würden. Ehrlich gesagt hat mich sehr schockiert, wie wenig Geld bei der angeblich reichsten Gemeinde Österreichs vorhanden war. Alles was ich sah waren enorme Fixkosten und ein hoher Schuldenberg.

Dazu kam die Umstellung der Buchhaltung von der Kameralistik auf das neue Haushaltsrecht auf der Gemeinde. Mein Vorteil, ich hatte das 2013 bereits im Bundesdienst hinter mich gebracht und kannte die Unterschiede. Davon profitierte natürlich auch die Buchhaltung. Im Gegenzug lernte ich viel in dieser Zeit über die Budgetcharakteristika von Gemeinden.

Im ersten LockDown verbrachte ich viele Stunden in der Buchhaltung und lies mir mal alle Abläufe ganz genau erklären.

Gemeindebudget I – Überblick

Wir funktioniert das eigentlich genau mit dem Gemeindebudget?

In Gesprächen merke ich immer wieder dass es noch immer ein paar Unklarheiten gibt, wie sich ein Gemeindebudget zusammensetzt und auf was man bei der Budgetverwaltung achten muss.

Grundsätzlich gilt, wir haben Einnahmen aus unterschiedlichsten Quellen und davon müssen wir alle Ausgaben eines Jahres begleichen. Wenn wir mehr einnehmen, können wir mehr ausgeben und umgekehrt.

Was natürlich bedeutet, dass irgendwann Schluss ist und man nicht unendlich viele Projekte in einem Jahr bedecken kann!

In den Corona Jahren mit geschlossener SCS hatten wir weniger Einnahmen – d.h. wir hatten weniger Spielraum aufgrund von Mindereinnahmen.

Zur Zeit haben wir hohe Ausgaben aufgrund der Teuerungen – d.h. wir können weniger umsetzen wenn einzelne Projekte extrem viel mehr kosten (z.B. bei Bauangelegenheiten).

Und da wir nicht unendlich viel Geld zur Verfügung haben, müssen wir Projekte priorisieren.

Haushaltsüberwachung

Während des Budgetjahres ist das Studium der Haushaltsüberwachungsliste die ich jedes Monat bekomme, die beste Möglichkeit die Gemeindefinanzen im Blick zu behalten.

Ob man gut liegt, sieht man am leichtesten bei der Juni-Liste. Wenn bei einem Sachkonto mehr als 50% abverbraucht worden sind, muss man es sich ansehen. Natürlich gibt es auch jährliche Einmalzahlungen (z.B. Schulerhaltungsbeiträge), da passt es natürlich wenn gleich mal 100% abverbraucht sind.

Diese Liste bekommt natürlich auch jeder Abteilungsleiter für seinen Bereich monatlich von der Buchhaltung übermittelt. Ein Service damit die Abteilungsleiter auch unterjährig sehen können wie sie mit dem Budget in ihrem Verantwortungsbereich liegen.

Ehrlich gesagt, schaffe ich es nicht jedes Monat mir die über 70 Seiten im Detail anzuschauen. Mitte das Jahres finde ich aber schon wichtig, damit man die Tendenz erkennen und ggf. nachsteuern kann. Da ich Anfang Juli in Urlaub war, sitze ich jetzt mit der Juli-Liste und ackere jede einzelne Position durch.

Und das Ergebnis ist durchwachsen. Manche Positionen sind besser als befürchtet, bei anderen wiederum werde ich in der Buchhaltung nachfragen bezüglich Details. Im Großen und Ganzen sieht man aber, dass die einzelnen Abteilungen ihr Budget auf jeden Fall im Griff haben und auch über das Jahr gut haushalten.

Unterschiedliche Geschwindigkeiten

Im letzten Beitrag, habe ich über die geplanten Projekte der Marktgemeinde Vösendorf im Jahr 2022 geschrieben. Und ich bin schon gespannt, was wir davon heuer wirklich umsetzen werden.

Auf Bundesebene haben wir ein Jahresbudget für unseren Verantwortungsbereich und sind selbst dafür verantwortlich wann und wie wir unser Geld ausgeben. Am Ende des Jahres ist jedes Budget, das nicht verbraucht worden ist weg. Wir können nicht sparen und etwas ins neue Jahr mitnehmen. Wir können nur fürs neue Jahr wieder verhandeln und hoffen, nicht beim Budget gekürzt zu werden, wenn wir nicht alles ausgeben. Dadurch gibt es auf Bundesebene das sogenannte Dezemberfieber.

Eigentlich wollte die Haushaltsrechtsreform 2013 genau dem ein Ende setzen, doch es ist nach wie vor gelebte Praxis auf Bundesebene. Dies erzeugt einen gewissen Zeitdruck. Weshalb wir tunlichst danach trachten, alle Bestellungen rechtzeitig rauszubringen, damit die Lieferung und Leistung im Budgetjahr erfolgt und auch die Rechnung im Budgetjahr bezahlt wird. Ich war es also gewohnt, dass der Budgetplan auch im jeweiligen Jahr umgesetzt wird, mit nur vereinzelten Ausnahmen.

Dann lernte ich die Budgetverwaltung auf der Gemeinde kennen und musste entschleunigen. Alles dauerte gefühlt eine halbe Ewigkeit. Was zum Teil daran liegt, dass selbst wenn es ein Budget dafür gibt, was vom Gemeinderat beschlossen worden ist, jede einzelne Anschaffung – so sie nicht der laufenden Gebarung unterliegt (Instandhaltungen, Ersatzbeschaffungen, etc.) – einzeln genehmigt werden muss. Bis € 100.000,– im Gemeindevorstand. Darüber hinaus im Gemeindevorstand und Gemeinderat. Und vor dem Gemeindevorstand wird ggf. noch in einem Ausschuss darüber beraten.

Es meldet also eine Abteilung der Gemeindeverwaltung dass sie etwas benötigen. Wir budgetieren das, der Gemeinderat genehmigt das Budget. Die einzelne Anschaffung wird dann möglicherweise in einem Ausschuss besprochen – ist Sache des jeweiligen Ausschussobmann/-frau – oder kommt direkt von der Abteilung in den Gemeindevorstand und dann ggf. in den Gemeinderat. Und erst dann, beginnt der Bestellvorgang! Dazu noch eine etwaige Lieferzeit bzw. Dienstleistung von mehreren Monaten und schon habe ich zwar ein Projekt im heurigen Jahr begonnen, doch die Rechnung bekomme ich trotzdem erst im Folgejahr.

Was auf Gemeindeebene zwar eigentlich egal ist, da wir das Budget mitnehmen können – wie es die Haushaltsrechtsreform 2013 auch vorgesehen hat, aber da kommen wir dann wieder zu dem Problem der Darstellung der Überschüsse, wie bereits hier beschrieben.

Alles in allem also kein Wunder wenn Dinge lange brauchen. Gemeindevorstandssitzungen gibt es ca. 10 pro Jahr, Gemeinderatssitzungen ca. 8 pro Jahr. Wenn man also die Frist der Antragstellung verpasst (ich glaube eine Woche oder 10 Tage vor der Sitzung) muss man ca. ein Monat warten. Wo dann natürlich diesbezüglich gar nichts weiter geht. Auf Bundesebene wäre das ein absolutes No-Go! Wenn ich dort einen Akt ein Monat (oder auch nur eine Woche) liegen lasse bin ich meinen Job los. Auf Gemeindeeben geht es aber nicht anders, wenn man alles ordnungsgemäß machen will.

Natürlich akzeptiere ich die Fristen und Abläufe auf der Gemeinde. Ich war aber gefühlsmäßig im ersten Jahr viel zu schnell unterwegs. Ich bin davon ausgegangen, dass wenn wir etwas budgetieren, dann machen wir das auch – zeitnah. Da musste ich mich anpassen, weshalb ich auch nicht sagen kann, ob alle Vorhaben, budgetmäßig auch heuer schlagend werden. Unser Job beim nächsten Voranschlag wird es dann sein, zu schauen, was ist noch offen und was davon müssen wir im nächsten Jahr nochmal budgetieren, obwohl wir es heuer bereits vorgesehen hatten.

In eigener Sache

Vielen lieben Dank für die tollen Rückmeldungen von euch! Für mich ehrlich gesagt ein wenig überraschend dabei ist, dass euch offenbar die Finanzthemen mehr interessieren als die allgemeinen Beiträge. Ich hatte angenommen, die Finanzbeiträge würden auf Dauer eher ermüdend sein für die Leserschaft, aber sowohl eure Rückmeldungen, als auch die Zugriffszahlen haben mich da eines besseren belehrt!

Und da die Frage im persönlichen Gespräch sehr oft kam – Ja, ich komme aus dem Finanz- und Budgetbereich. Ich arbeite schon seit 1997 in unterschiedlichen buchhalterischen Bereichen. Meine ersten fünf Arbeitsjahre war ich für Kassen- und Rechnungsprüfung zuständig. Eine sehr stupide Arbeit, doch ich habe sie geliebt. Was ich damals herausfand war, ich kann gut meine Arbeit erklären, bzw. auch den Kassiererinnen auseinandersetzen warum sie was, wie buchen müssen. Ich lebte einfach in dem Kassensystem und beherrschte alle Zusammenhänge.

Danach kümmerte ich mich ein Jahr um Rechnungserstellung und Mahnwesen, bevor ich im öffentlichen Dienst landete. Seit 2004 bin ich beim Bundesheer in unterschiedlichen Bereichen beschäftigt. Bei der ersten Dienststelle war ich 13 Jahre. Zuerst als Kanzleileiterin, dann als Leiterin für Budget- und Finanzwesen und die letzten sieben Jahre dann Leiterin Stabstelle, Budget- und Finanzwesen.

Ich war Anordnungsbefugte, d.h. ich hatte alle Zahlungen zu prüfen und freizugeben, ich versuchte die Kosten- und Leistungsrechnung einzuführen und scheiterte kläglich, mein Bereich war zuständig für die Bezahlung aller Beschaffungen unserer Dienststelle, die Prüfung aller Reiserechnungen und die Budgetverwaltung. Besser gesagt führte ich eine echte Budgetverwaltung erstmalig ein und machte mir damit keine Freunde.

2017 wechselte ich in den Controllingbereich der Projektmanagementabteilung des Bundesheeres. Doch das gefiel mir ehrlich gesagt nicht so. Controlling ist mir zu wenig greifbar. Dafür nahm ich in dieser Zeit eine Projektmanagerausbildung mit, Zertifizierung von der PMA inklusive.

Seit 2019 bin ich nun im Bereich Kommunikation/Presse tätig. Ich muss mich um formal richtig Aufträge an die Kunden kümmern und um die Rechnungsfreigabe nach der Leistungsabnahme. Jetzt am Jahresende kommt dann auch noch Budgetverwaltung dazu. Ziel ist es immer ein Punktlandung hinzubekommen. Niemand will zu viel Geld zurückgeben und zu viel Geld ausgeben ist auch nicht das Ziel.

Und ja, diese Vorkenntnis war es auch, warum unser Bürgermeister mich für die Position der Finanzreferentin wollte. Weil ich Ahnung von der Materie habe. Nicht nur von Finanzen, sondern von Finanzen im öffentlichen Dienst. Denn das ist nochmal eine ganz eine eigene Welt. Und ja, die Überlegung, dass wir in Vösendorf jemand brauchen, der wirklich davon Ahnung hat und nicht nur vorliest was ihm jemand anderer geschrieben hat, hat mich die Funktion annehmen lassen. Und ganz ehrlich, ich habe in meinem Leben schon das eine oder andere bereut, aber diese Entscheidung nicht. Alles in meinem beruflichen Leben, hat mich auf diese Funktion vorbereitet! Aber so ist das ja oft im Leben, irgendwann kommt der Moment, wo man weiß – darauf also hat mich mein Leben vorbereiten wollen….