Schlagwort: Budget

Ausschussarbeit

Morgen ist der erste Ausschuss dieses Jahr. Als geschäftsführende Gemeinderätin bin ich zwar zu jedem Ausschuss geladen, habe aber nur eine beratende Funktion. Stimmberechtigt sind nur die Ausschussmitglieder.

Jeder Ausschuss setzt sich anders zusammen. Je nach Thema, wurden von den einzelnen Fraktionen Gemeinderäte dazu entsandt. Ich muss gestehen, ich habe ein wenig gebraucht um zu verstehen, worum es eigentlich geht in so einem Ausschuss.

Für mich wirkte das Anfangs total chaotisch. Da wurde über Anschaffungen diskutiert und niemand konnte sagen ob dafür überhaupt Geld vorhanden war. Als ich die Frage „Haben wir dafür überhaupt ein Budget?“ im ersten Ausschuss gestellt habe, wurde ich ein wenig verwirrt angeschaut. Ist aber nun mal mein Ansatz. Ich diskutiere nicht ob ich etwas machen will oder nicht, so lange ich nicht geklärt habe, ob ich dafür überhaupt Geld habe.

Mittlerweile ist meine Frage angekommen. In der Vorbereitung für einen Ausschuss fragen die Gemeindebediensteten in der Buchhaltung nach ob Geldmittel gebunden sind und führen auch gleich das richtige Sachkonto an. Das kann man dann auch gleich in den Gemeindevorstand und Gemeinderat übernehmen. Ich stehe einfach auf klare Abläufe.

Hin und wieder kommt es aber doch vor, dass mich während eines Ausschusses Mitglieder befragen ob auf dem Konto xy noch Geld vorhanden ist. Also Anfang des Jahres ist diese Frage leicht zu beantworten. Im Jänner ist noch überall Geld vorhanden… Mitte das Jahres kann ich diese Frage nicht beantworten. Da ich die Unterlagen im Vorfeld nicht bekomme, kann ich auch nicht im Vorfeld klären, ob Budgetmittel vorhanden sind. Ist aber auch nicht meine Aufgabe. Als beratendes Mitglied erwarte ich mir, dass alle Unterlagen zur Verfügung stehen um darüber beraten zu können….

Ich denke, es kommt aber schön langsam an, dass ich nicht die Buchhalterin der Gemeinde bin. Und selbst die, kennt nicht den aktuellen Budgetstand aller 2.000 Sachkonten auswendig….. Ich bekomme zwar einmal im Monat den aktuellen Stand aller Sachkonten, die ich auch extrem gern studiere, doch das ist immer nur eine Momentaufnahme. Am nächsten Tag, kann eine große Rechnung oder 20 kleine Rechnungen reinkommen und ein Sachkonto enorm belasten, dass am Tag zuvor noch prall gefüllt war. Deshalb gebe ich in Ausschüssen – und auch allen anderen Gremien – niemals Auskunft über ein Sachkonto. Einzige Ausnahme, ich war unmittelbar vor der Sitzung in der Buchhaltung und habe mir den aktuellen Stand sagen lassen. Das tue ich aber nur, wenn ich weiß, dass es ein Thema diesbezüglich gibt.

Trotz allem sind die Ausschüsse für mich interessant. Ich erhalte immer viele Informationen für die Arbeit im Gemeindevorstand. In die Themen die ich im Ausschuss schon mitbekomme, muss ich mich nicht erst einlesen. Ich versuche daher an allen Ausschusssitzungen teilzunehmen, wenn ich es auch nicht immer schaffe.

Projektbudget

Vielen besser bekannt als ausserordentlicher Haushalt. Die Namensänderung hat übrigens nichts mit uns zu tun, sondern mit der Umsetzung der VRV2015 per 1.1.2020.

Im Projektbudget habe ich nur zwei Möglichkeiten um an Geld zu kommen.

  1. Es bleibt Geld im laufenden Budget über
  2. Ich nehme ein Darlehen auf

Ersteres ist nicht einfach, in Pandemiezeiten wo die Einnahmen schwächeln schon gar nicht. Zweiteres bedingt aber wieder eine Erhöhung der Fixkosten im laufenden Budget, was in weiterer Folge verfügbare Geldmittel noch unwahrscheinlicher macht.

Wozu ist die Trennung in zwei Haushalte eigentlich gut? Unterm Strich, hängen sie ja doch zusammen…. Was genau sich die Erfinder des Kommunalbudgets dabei gedacht haben, kann ich natürlich nur erahnen, mich erinnert das Gemeindebudget aber immer ein wenig an meine private Situation.

Das laufende Budget ist das Giro-Konto. Hier kommen die Gehälter rein, die Fixkosten gehen davon ab und was übrig bleibt, kann ich für Dinge verwenden, die mich glücklich machen (Theaterkarten, Ausflüge, etc.)

Der Projekthaushalt ist bei mir privat das Sparkonto – haben wir leider auf der Gemeinde keines – wo ich mir Geld für Projekte zur Seite lege. Mir bleibt also auf dem Giro-Konto immer etwas übrig und das wird zu Seite gelegt für größere Anschaffungen (Wohnung, Auto, Waschmaschine, etc.)

Ich könnte mir vorstellen, dass dies auch der Gedanke hinter der Zweiteilung ist. Praktisch hat ein sparen in Vösendorf leider nicht stattgefunden. Ich kann also nur jedes Jahr prüfen ob mir im laufenden Budget doch der eine oder andere Euro über bleibt oder neue Darlehen aufnehmen.

Natürlich ist auch klar vorgeschrieben, was ich im Projekthaushalt überhaupt anschaffen kann. Dazu gehören alle Anlagengüter die ich aktivieren kann – über die Laufzeit abschreiben kann – und Sanierungsmaßnahmen wenn es dadurch zu einer Wertsteigerung des Objektes kommt. In der Vergangenheit wurde das nicht so strikt gesehen, da wurden einfach Projekte hier abgebildet, egal ob es abschreibbare Anlagengüter betraf oder nicht. Das Land NÖ schaut da aber mittlerweile verstärkt darauf. Was mich persönlich überrascht hat, dass auch Software als immaterielles Anlagengut hier darunter fällt. Für solche Details habe ich dann aber eine ausgezeichnete Buchhalterin auf der Gemeinde. Im Zweifelsfall hält sie vor der Budgetierung einfach Rücksprache mit dem Land NÖ.

Wer jetzt glaubt, dass das System sehr kompliziert ist – so wirkt es auf jeden Fall auf den ersten Blick. Wenn man sich aber ein wenig damit auseinandersetzt, ist die Zweiteilung des Budgets das geringere Problem. Die drei Haushalte sind da schon eine andere Sache 😉

Laufendes Budget

Früher hieß dieser Teil auch ordentlicher Haushalt. Hier werden alle Einnahmen verbucht und alle Fixkosten bezahlt.

Das laufende Budget ist sehr umfangreich, für die Budgeterstellung aber eher einfach, da es nicht viel Handlungsspielraum bietet.

Die Einnahmen der Gemeinde sind die Obergrenze, davon müssen als erstes mal die Fixkosten abgedeckt werden. Ich habe mir das Verhältnis bei der Budgeterstellung für das Jahr 2022 im Detail angeschaut.

Wie man sieht sind 65% der Einnahmen bereits fix verplant.

Die Personalkosten umfassen die Bruttogehälter, die Gehaltsnebenkosten, genauso wie diverse Sonderzahlungen. Das positive daran ist, dass beim Prüfbericht des Landes NÖ vom Juli 2020 bemängelt wurde, dass damals die Personalkosten noch über 30% lagen. Hier stimmt die Tendenz mittlerweile auf jeden Fall!

Unter Transferleistungen wird alles subsummiert, was die Gemeinde an andere Gebietskörperschaften bzw. Organisationen abzuführen hat. Der Großteil davon fließt retour ans Land NÖ in Form der NÖKAS-Umlage 2,7 Mio Euro und Sozialhilfeumlage 1,9 Mio Euro.

8% der Einnahmen stehen uns 2022 nicht zur Verfügung, weil wir Darlehen tilgen, bzw. die dazugehörigen Schulden tilgen müssen. Wem eine Zahl lieber ist, wir sprechen da nächstes Jahr von 2,4 Mio Euro.

6% fließen an die Kommunal GmbH. Diese Geld wird für Instandhaltungen bei den Gebäuden der Gemeinde genauso verwendet, wie für Neuinvestitionen und natürlich auch hier für Schuldentilgung.

35% steht dann zur freien Verfügung. Wobei hiervon auch noch ein paar andere Fixkosten bezahlt werden müssen, wie Strom, Telefon, Wasser, Versicherungen, Fremdreinigung, etc. aber auch laufende Anschaffungen wie Büromaterial, Verbrauchsgüter, Instandhaltungen, Sozialausgaben, Subventionen, etc.

Wenn man also alles budgetiert hat, was man berücksichtigen muss um den laufenden Betrieb sicherstellen zu können, gibt es nicht mehr viel was man verteilen kann für Kunst, Kultur, Veranstaltungen, Ortsbildpflege, etc.

Und sollte theoretisch am Ende der Budgetierung noch Geld über bleiben, kann man das Geld auch im Projekthaushalt verwenden. Doch dazu das nächste Mal mehr.

Unterschiedliche Geschwindigkeiten

Im letzten Beitrag, habe ich über die geplanten Projekte der Marktgemeinde Vösendorf im Jahr 2022 geschrieben. Und ich bin schon gespannt, was wir davon heuer wirklich umsetzen werden.

Auf Bundesebene haben wir ein Jahresbudget für unseren Verantwortungsbereich und sind selbst dafür verantwortlich wann und wie wir unser Geld ausgeben. Am Ende des Jahres ist jedes Budget, das nicht verbraucht worden ist weg. Wir können nicht sparen und etwas ins neue Jahr mitnehmen. Wir können nur fürs neue Jahr wieder verhandeln und hoffen, nicht beim Budget gekürzt zu werden, wenn wir nicht alles ausgeben. Dadurch gibt es auf Bundesebene das sogenannte Dezemberfieber.

Eigentlich wollte die Haushaltsrechtsreform 2013 genau dem ein Ende setzen, doch es ist nach wie vor gelebte Praxis auf Bundesebene. Dies erzeugt einen gewissen Zeitdruck. Weshalb wir tunlichst danach trachten, alle Bestellungen rechtzeitig rauszubringen, damit die Lieferung und Leistung im Budgetjahr erfolgt und auch die Rechnung im Budgetjahr bezahlt wird. Ich war es also gewohnt, dass der Budgetplan auch im jeweiligen Jahr umgesetzt wird, mit nur vereinzelten Ausnahmen.

Dann lernte ich die Budgetverwaltung auf der Gemeinde kennen und musste entschleunigen. Alles dauerte gefühlt eine halbe Ewigkeit. Was zum Teil daran liegt, dass selbst wenn es ein Budget dafür gibt, was vom Gemeinderat beschlossen worden ist, jede einzelne Anschaffung – so sie nicht der laufenden Gebarung unterliegt (Instandhaltungen, Ersatzbeschaffungen, etc.) – einzeln genehmigt werden muss. Bis € 100.000,– im Gemeindevorstand. Darüber hinaus im Gemeindevorstand und Gemeinderat. Und vor dem Gemeindevorstand wird ggf. noch in einem Ausschuss darüber beraten.

Es meldet also eine Abteilung der Gemeindeverwaltung dass sie etwas benötigen. Wir budgetieren das, der Gemeinderat genehmigt das Budget. Die einzelne Anschaffung wird dann möglicherweise in einem Ausschuss besprochen – ist Sache des jeweiligen Ausschussobmann/-frau – oder kommt direkt von der Abteilung in den Gemeindevorstand und dann ggf. in den Gemeinderat. Und erst dann, beginnt der Bestellvorgang! Dazu noch eine etwaige Lieferzeit bzw. Dienstleistung von mehreren Monaten und schon habe ich zwar ein Projekt im heurigen Jahr begonnen, doch die Rechnung bekomme ich trotzdem erst im Folgejahr.

Was auf Gemeindeebene zwar eigentlich egal ist, da wir das Budget mitnehmen können – wie es die Haushaltsrechtsreform 2013 auch vorgesehen hat, aber da kommen wir dann wieder zu dem Problem der Darstellung der Überschüsse, wie bereits hier beschrieben.

Alles in allem also kein Wunder wenn Dinge lange brauchen. Gemeindevorstandssitzungen gibt es ca. 10 pro Jahr, Gemeinderatssitzungen ca. 8 pro Jahr. Wenn man also die Frist der Antragstellung verpasst (ich glaube eine Woche oder 10 Tage vor der Sitzung) muss man ca. ein Monat warten. Wo dann natürlich diesbezüglich gar nichts weiter geht. Auf Bundesebene wäre das ein absolutes No-Go! Wenn ich dort einen Akt ein Monat (oder auch nur eine Woche) liegen lasse bin ich meinen Job los. Auf Gemeindeeben geht es aber nicht anders, wenn man alles ordnungsgemäß machen will.

Natürlich akzeptiere ich die Fristen und Abläufe auf der Gemeinde. Ich war aber gefühlsmäßig im ersten Jahr viel zu schnell unterwegs. Ich bin davon ausgegangen, dass wenn wir etwas budgetieren, dann machen wir das auch – zeitnah. Da musste ich mich anpassen, weshalb ich auch nicht sagen kann, ob alle Vorhaben, budgetmäßig auch heuer schlagend werden. Unser Job beim nächsten Voranschlag wird es dann sein, zu schauen, was ist noch offen und was davon müssen wir im nächsten Jahr nochmal budgetieren, obwohl wir es heuer bereits vorgesehen hatten.

Sparsamkeit

Einer der Grundsätze, der bei der Verwaltung von öffentlichen Geldern einzuhalten ist. Sollte nach meinem dafürhalten eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, ist es aber in der Realität eher nicht.

Wenn es nicht ums eigene Geld geht, dann sehen das Menschen manchmal nicht so eng. Ich bin da anders. Ich war auch immer bei meinem eigenen Budget sehr sparsam. Bei Steuergeld kommt ja auch noch eine Verantwortung für die Gemeinschaft dazu. Wenn ich mein eigenes Geld verprasse, ist es meine Sache, bei mir überantworteten Budgetmitteln der Gemeinschaft, setzte ich immer extrem hohe Maßstäbe an.

Natürlich ist dies nur einer von drei Grundsätzen. Nicht alles kann ausschließlich nach dem Grundsatz der Sparsamkeit beurteilt werden. Natürlich kann es auch sein, dass Dinge beschafft werden müssen, die viel Geld kosten, dann muss man halt schauen, dass man diese Güter zumindest günstig beschafft. Deshalb ja auch die Einholung von unterschiedlichen Angeboten und die regelmäßige Neuausschreibung von Rahmenverträgen.

Erfahrungsgemäß wird mir auch immer zugestimmt, dass man mit Steuergeldern sparsam umgehen muss, allerdings endet dies erfahrungsgemäß, dann beim eigenen Budget…. Sparen, ja bitte. Aber fang doch bitte zuerst wo anders an…..

Um Diskussionen diesbezüglich weitgehend vermeiden zu können, habe ich die Buchhaltung der Gemeinde gebeten, doch die Budgetverwaltung besser zu überwachen. Aus dem Budget konnte ja immer schon abgelesen werden, welche Abteilung wieviel Geld im Jahr zur Verfügung hat, doch offenbar interessierten sich nur einzelne Abteilungen dafür. Andere waren der Meinung, wenn ich das brauche, dann kaufe ich es, die Buchhaltung wird das Geld schon irgendwo auftreiben. So kann das aber natürlich nicht funktionieren. Jeder bekommt sein Budget und mit dem muss der jeweilige Abteilungsleiter haushalten.

Um die Abteilung bei ihrer Budgetverwaltung zu unterstützen, haben wir auch eingeführt, dass vor der Anschaffung in der Buchhaltung nachzufragen ist, ob noch Budget vorhanden ist. Das stieß natürlich auch auf Widerstand, aber es half auf jeden Fall. Die Mühe eine Mail zu schreiben, macht man sich ja wirklich nur, wenn man das Ding auch braucht….

Im zweiten Jahr, wo wir den Gemeindebediensteten diesbezüglich immer wieder auf die Nerven gehen, kann ich sagen, dass in vielen Bereich, das laufende Budget nachhaltig entlastet werden konnte. Was aufgrund Covid auch dringend notwendig war! Ohne Sparsamkeit hätten wir es in Pandemiezeiten nicht geschafft budgetär über die Runden zu kommen.

Sehr dankbar bin ich für jeden einzelnen Mitarbeiter der dies aktiv unterstützt hat. Mit neuen Regeln und ein paar sehr engagierten Mitarbeitern konnten wir unnötige Ausgaben stark reduzieren und ich bin zuversichtlich, dass wir das haushalten auch bei allen anderen Mitarbeitern, im Laufe der Zeit noch zu einer Selbstverständlichkeit machen können.

In eigener Sache

Vielen lieben Dank für die tollen Rückmeldungen von euch! Für mich ehrlich gesagt ein wenig überraschend dabei ist, dass euch offenbar die Finanzthemen mehr interessieren als die allgemeinen Beiträge. Ich hatte angenommen, die Finanzbeiträge würden auf Dauer eher ermüdend sein für die Leserschaft, aber sowohl eure Rückmeldungen, als auch die Zugriffszahlen haben mich da eines besseren belehrt!

Und da die Frage im persönlichen Gespräch sehr oft kam – Ja, ich komme aus dem Finanz- und Budgetbereich. Ich arbeite schon seit 1997 in unterschiedlichen buchhalterischen Bereichen. Meine ersten fünf Arbeitsjahre war ich für Kassen- und Rechnungsprüfung zuständig. Eine sehr stupide Arbeit, doch ich habe sie geliebt. Was ich damals herausfand war, ich kann gut meine Arbeit erklären, bzw. auch den Kassiererinnen auseinandersetzen warum sie was, wie buchen müssen. Ich lebte einfach in dem Kassensystem und beherrschte alle Zusammenhänge.

Danach kümmerte ich mich ein Jahr um Rechnungserstellung und Mahnwesen, bevor ich im öffentlichen Dienst landete. Seit 2004 bin ich beim Bundesheer in unterschiedlichen Bereichen beschäftigt. Bei der ersten Dienststelle war ich 13 Jahre. Zuerst als Kanzleileiterin, dann als Leiterin für Budget- und Finanzwesen und die letzten sieben Jahre dann Leiterin Stabstelle, Budget- und Finanzwesen.

Ich war Anordnungsbefugte, d.h. ich hatte alle Zahlungen zu prüfen und freizugeben, ich versuchte die Kosten- und Leistungsrechnung einzuführen und scheiterte kläglich, mein Bereich war zuständig für die Bezahlung aller Beschaffungen unserer Dienststelle, die Prüfung aller Reiserechnungen und die Budgetverwaltung. Besser gesagt führte ich eine echte Budgetverwaltung erstmalig ein und machte mir damit keine Freunde.

2017 wechselte ich in den Controllingbereich der Projektmanagementabteilung des Bundesheeres. Doch das gefiel mir ehrlich gesagt nicht so. Controlling ist mir zu wenig greifbar. Dafür nahm ich in dieser Zeit eine Projektmanagerausbildung mit, Zertifizierung von der PMA inklusive.

Seit 2019 bin ich nun im Bereich Kommunikation/Presse tätig. Ich muss mich um formal richtig Aufträge an die Kunden kümmern und um die Rechnungsfreigabe nach der Leistungsabnahme. Jetzt am Jahresende kommt dann auch noch Budgetverwaltung dazu. Ziel ist es immer ein Punktlandung hinzubekommen. Niemand will zu viel Geld zurückgeben und zu viel Geld ausgeben ist auch nicht das Ziel.

Und ja, diese Vorkenntnis war es auch, warum unser Bürgermeister mich für die Position der Finanzreferentin wollte. Weil ich Ahnung von der Materie habe. Nicht nur von Finanzen, sondern von Finanzen im öffentlichen Dienst. Denn das ist nochmal eine ganz eine eigene Welt. Und ja, die Überlegung, dass wir in Vösendorf jemand brauchen, der wirklich davon Ahnung hat und nicht nur vorliest was ihm jemand anderer geschrieben hat, hat mich die Funktion annehmen lassen. Und ganz ehrlich, ich habe in meinem Leben schon das eine oder andere bereut, aber diese Entscheidung nicht. Alles in meinem beruflichen Leben, hat mich auf diese Funktion vorbereitet! Aber so ist das ja oft im Leben, irgendwann kommt der Moment, wo man weiß – darauf also hat mich mein Leben vorbereiten wollen….

Manipulationsvermeidung

Ich persönlich stehe auf technische Hürden um Manipulationen zu vermeiden. Wenn technische Mittel, Betrug ausschließen, ist das ohne wenn und aber zu begrüßen.

Genau eine solche technische Hürde, erschwert uns aber die Budgeterstellung und führt dazu, dass das Jahresbudget (Voranschlag – VA), nicht das darstellt, was wirklich sein wird….

Konkret geht es um Überschüsse und Darlehensfinanzierung. Das Budget wird im Herbst erstellt. Wir beginnen im Oktober und arbeiten bis Ende November daran. Zu dieser Zeit, ist in Teilbereichen schon erkennbar, dass nicht das gesamte Budget noch im alten Jahr verbraucht werden wird. Es gibt Bereiche, da dauert es von der Auftragserteilung/Bestellung bis zur Leistung/Lieferung Monate.

Ein Beispiel: Wir bestellen ein Spezialfahrzeug im Oktober. Lieferzeit 6 Monate. Auf dem entsprechenden Sachkonto sind zur Zeit der Bestellung noch € 300.000,– verfügbar. Das Fahrzeug würde € 200.000,– kosten.

Gäbe es oben angesprochene technische Hürde nicht, würden wir einfach sagen – Okay. Wir nehmen das Geld von heuer und schieben es ins nächste Jahr. Heuer brauche ich es nicht mehr, da die Lieferung erst im Frühjahr des nächsten Jahres erfolgt. Doch das geht so nicht. Denn würde das gehen, könnten die Gemeinde ihr Budget schönen…. Also kann man bei der Erstellung des Voranschlages nur die Überschüsse des letzten Rechnungsabschlusses verwenden. Beim Budget 2022, kann man also nur die Überschüsse aus 2020 berücksichtigen. Alles was 2021 nicht verwendet wird, kann erst nach dem Rechnungsabschluss 2021 dargestellt werden. Deshalb gibt es auch die dezidierte Empfehlung des Landes NÖ, nach dem Rechnungsabschluss einen Nachtragsvoranschlag zu machen!

Was aber tue ich jetzt mit dem Budget 2022? Da ich im Jahr 2020 noch keine übrig gebliebenen Gelder auf dem Sachkonto hatte, habe ich offiziell dort kein Geld über. Ich muss also die Ausgabe mit einer geplanten Darlehensfinanzierung darstellen, obwohl ich zum Zeitpunkt der Budgeterstellung schon weiß, dass ich dieses Darlehen nicht aufnehmen werde! Natürlich schaut es bei der Budgeterstellung so aus, als würden wir den Schuldenstand wieder erhöhen, was mir total gegen den Strich geht.

Es geht aber einfach nicht anders. Was mich tröstet ist, wir werden den Schuldenstand trotzdem reduzieren. Man sieht halt erst nach dem Rechnungsabschluss was wirklich Sache ist, bzw. dann beim Nachtragsvoranschlag.

Natürlich ist das Budget trotzdem wichtig. Es zeigt auf, welche Projekte geplant sind, wie es mit den Fixkosten aussieht, etc. Doch Aussage über den voraussichtlichen Schuldenstand per Ende des Folgejahres, kann man aufgrund des Budgets nach Vorgaben der VRV2015 nicht mehr treffen.

Historisch gewachsen….

… oder auch „Das haben wir immer schon so gemacht!“ Ein Satz den ich die ersten Jahre in meiner Laufbahn im öffentlichen Dienst ständig gehört habe. Bis ich ihn nicht mehr hören konnte!

Gott sei Dank, blieb mir der auf der Gemeinde erspart. Doch dort gab es einen ähnlichen Satz „Das hat der xy so gesagt.“ Ah ja. Und auf welcher Grundlage sagt das der xy?

Natürlich war mir von Anfang klar, dass gewisse Dinge auf der Gemeinde anders laufen, als im Bund. Weshalb ich versuchte die Grundlagen herauszufinden. Dies war aber gar nicht so einfach…

Als Anordnungsbefugte im Bund hatte ich einen Ausdruck der BHV i.d.g.F. (Bundeshaushaltsverordnung in der gültigen Fassung) auf meinem Tisch liegen. Das Standardnachschlagewerk! Dort wurden alle Fragen beantwortet und mit ihr konnten wir alle neu auftretenden Herausforderungen bewältigen. Auf der Gemeinde gab es so etwas nicht. Zumindest konnte mir niemand etwas sagen. Was ich schnell fand war die VRV2015 (Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung aus 2015). Dort geht es aber – wie der Name schon sagt um die Budgeterstellung und den Rechnungsabschluss, nicht um die laufende Gebarung!

Ihr könnt euch gar nicht vorstellen wie erleichtert ich war, als ich herausfand, dass die BHV auch für die Gemeinde gilt! Damit hatte ich eine Grundlage, wo ich nicht mal viel nachlesen musste. Nach 17 Jahren kennt man den Inhalt dann schon auswendig.

Die nächste Erleichterung hatte ich, als ich herausfand, dass die Gemeinde bei Beschaffungen genauso dem BVergG (Bundesvergabegesetz) unterliegt, wie der Bund! Es gelten also da und dort die selben Regeln.

Ich schätze ich habe die Buchhaltung in der Gemeinde mit meiner Frage „Wo steht das?“ genauso genervt, wie mich damals mein erster Chef beim Bundesheer. Ein mittlerweile alter Oberst – damals noch ein junger. Aber mir sind Grundlagen beim Umgang mit Steuergeld nun mal wichtig! Etwas zu tun, nur weil irgendjemand das sagt – was vielleicht auch mal gestimmt hat – ist kein Garant, dass man sich an die derzeit gültigen Vorgaben hält.

Um immer aktuell zu bleiben, empfehle ich die Verwendung des RIS (Rechtsinformationssystem des Bundes). Dort findet man alle gültigen Gesetze und Verordnungen von Bund und Ländern in der jeweils gültigen Fassung! Dort könnt ihr auch alle o.a. Gesetze nachlesen, solltet ihr das wollen.

4-Augen-Prinzip

Auch wenn wir nicht gerade ein Budget oder einen Rechnungsabschluss erstellen, habe ich als GGR Finanzen, immer was zu tun.

Die Gemeindebuchhaltung unterliegt ja gewissen Verordnungen und haushaltsrechtlichen Grundsätze bei ihrem Verwaltungshandeln. Eine der wahrscheinlich wichtigsten ist dabei das 4-Augen-Prinzip.

In wichtigen Angelegenheiten braucht es im öffentlichen Dienst (mindestens) 2 Personen, die etwas freigeben. Also 4 Augen die über etwas drüber schauen. Und da ich für die Buchhaltung als politische Verantwortliche zuständig bin, bin ich die zweite Person bei den finanziellen Angelegenheiten.

Neben der Rechnungskontrolle, die alle GGR´s für ihren Aufgabenbereich wahrzunehmen haben, bin ich auch noch die Zweitzeichnerin für die Überweisungen der Gemeinde. Und natürlich muss ich auch das laufende Budget im Auge behalten.

Als ich 2004 das 4-Augen-Prinzip kennen lernte, war es mir ehrlich gesagt ein wenig unangenehm, meiner Zahlstellenleiterin ständig auf die Finger schauen zu müssen – vor allem weil ich auch ständig was gefunden habe. Aber mit den Jahren wurde mir bewusst, dass dieses Prinzip nicht nur sehr wichtig ist, sondern für die Sachbearbeiter-Ebene auch die Verantwortung reduziert.

Umgelegt auf die Gemeinde bedeutet dies, dass die Gemeindebediensteten nicht alleine verantwortlich sind über die ausgegebenen finanziellen Mittel. Jede Rechnung wird von dem jeweils fachlich zuständigen GGR freigegeben und jede Überweisung wird von mir nochmal kontrolliert bevor sie rausgeht.

Durch geregelte Abläufe wird so die Möglichkeit von Missbrauch ausgeschlossen. Natürlich können trotzdem Fehler passieren. Doch wenn uns etwas diesbezüglich auffällt, dann schauen wir uns die Abläufe an und adaptieren sie, um hinkünftig Fehler vermeiden zu können.

Das erste was mir im Frühjahr 2020 aufgefallen war, war die Tatsache, dass alle Unbar-Rechnungen durch fünf Hände gingen bevor sie überwiesen wurden, aber die Bar-Rechnungen nie von einem politisch Verantwortlichen gesehen wurden. Natürlich fiel ich damals aus allen Wolken. Da aber gerade bei Bar-Rechnung eine Ressortzurechnung nicht immer so einfach war, haben wir beschlossen dass alle Bar-Rechnungen über meinen Tisch laufen. Somit haben wir auch dort das 4-Augen-Prinzip – Gemeinde und Politik – sichergestellt.

Budget 2022 Vösendorf

Es ist geschafft. Wenn wir mit dem Voranschlag fertig sind und der Entwurf öffentlich aufliegt, können wir immer ein klein wenig durchatmen. Die Budgeterstellung in einer Gemeinde ist ja ein komplexer Prozess. Manche Zahlen bekommt man vom Land vorgegeben, manche Kosten – wie Gehälter – kann man sehr genau berechnen, bei anderen Sachkonten muss man mit Erfahrungswerten und Annahmen arbeiten. In Zeiten einer Pandemie, keine einfache Aufgabe.

Wir haben mittlerweile den vierten LockDown in Österreich, was sich direkt auf die Kommunalsteuereinnahmen auswirkt. Wenn man sehr viel Handel hat, wie wir in der SCS, dann ist das eine relevante Größe. Allerdings eine, die kaum berücksichtigt werden kann. Schließlich wissen wir ja nicht, wie viele LockDowns uns noch bevorstehen!

Bei der Budgeterstellung werden als erstes die Gemeindeabteilungen befragt, welche Ausgaben für das Folgejahr anstehen. Parallel dazu werden beim Land die Abgabenertragsanteile erfragt, genauso wie die zu leistenden Abgaben. Gehälter werden berechnet, Schulerhaltungsbeiträge – aufgrund Erfahrungswerte – werden geschätzt. Fixkosten werden eingegeben und dann werden die Wünsche der einzelnen Abteilungen eingegeben. Im besten Fall, bleibt nach der ersten Runde Geld über. Ist mir persönlich aber noch nicht passiert. Ich habe aber auch kein Budget ohne Pandemie erstellt!

Die zweite Phase ist dann die Konsolidierungsphase. Hier wird im Finanzausschuss besprochen, welche Projekt prioritär behandelt werden und welche im ersten Ansatz gestrichen bzw. geschoben werden. Der Finanzausschuss setzt sich zusammen aus dem Bürgermeister, der Vize-Bürgermeisterin und mir. Zusammen müssen wir die geplanten Ausgaben so weit reduzieren, dass wir ein Budget zusammen bekommen.

Ist das geschafft, ist der Rest schnell erledigt. Das Budget wird sowohl von der Buchhaltung als auch von mir mehrfach gegen gelesen. Wurden auch die letzten Fehler bereinigt, wird es dem Finanzausschuss nochmal zur Kenntnis gebracht und nach dem Okay, kann es öffentlich aufgelegt werden. Alle Gemeinderäte bekommen es dann zur Einsicht und haben die Möglichkeit eine Stellungnahme abzugeben oder auch einen Termin zu vereinbaren und Fragen zu stellen.