Schlagwort: Buchhaltung

Sitzungen 2024

Der Sitzungsplan für 2024 kam schon voriges Jahr an – Danke an dieser Stelle an die Amtsleitung. Ich finde es super, dass ich meinen Urlaub auf Grundlage des Sitzungsplanes bereits im Jänner fixieren kann! Das hilft mir in meinem Brotjob sehr.

Beginnen werden wir gleich mal Ende Jänner mit einer Gemeindevorstandssitzung. Eine zweite Gemeindevorstandssitzung gibt es dann Anfang März und Mitte März ist die erste Gemeinderatssitzung heuer geplant.

So viel mal zum ersten Quartal, was ich bisher weiß. Erfahrungsgemäß wird sich da noch ein wenig was tun in den nächsten Wochen.

Die Arbeit mit der Buchhaltung hat natürlich bereits wieder begonnen. Gerade werden noch die letzten Rechnungen des Vorjahres bezahlt. Im Februar beginnen dann bereits die Arbeiten am Rechnungsabschluss 2023.

Letzte Sitzung 2023

Gestern fand die letzte Sitzung heuer statt. Jetzt geht es in eine kurze Winterpause. Am 11. Jänner findet, nach derzeitigem Stand, die erste Ausschusssitzung im neuen Jahr statt.

Alle Punkten wurden gestern entweder einstimmig oder mehrheitlich angenommen. Insgesamt waren es gestern 60 Tagesordnungspunkte. 31 Punkte im öffentlichen Teil, 29 Tagesordnungspunkte im nicht-öffentlichen Teil.

Ich möchte mich an dieser Stelle ganz herzlich bei der Buchhaltung der Marktgemeinde Vösendorf bedanken. Sie arbeiten das ganze Jahr im Hintergrund, für den reibungslosen Ablauf auf der Gemeinde mit. Und sind auch immer für mich da, bereiten die Sitzungspunkte vor, stehen das ganze Jahr für Fragen zur Verfügung und bringen auch immer neue Ideen ein, wie und wo man vielleicht noch mehr aus dem vorhandenen Budgetmitteln herausholen kann!

Ebenso möchte ich mich beim Amtsleitungs-Team bedanken. Durch die tolle Sitzungsvorbereitung und das befüllen des Session-Net können sich die Gemeinderäte bereits im Vorfeld in Ruhe einlesen und auch alte Unterlagen schnell und unkompliziert finden. Und so haben wir gestern für 60 Tagesordnungspunkte nur 60 Minuten gebraucht. Das kenne ich aus anderen Gemeinden anders!

Nachdem gestern alle Budgetpunkte erfolgreich erledigt worden sind, kann ich mir jetzt ein wenig Ruhe gönnen und meine Kraftreserven wieder aufladen. Im neuen Jahr geht es dann als erstes mit den Arbeiten am Rechnungsabschluss 2023 los.

Budgetarbeiten 2024

In der Buchhaltung auf der Gemeinde Vösendorf wird bereits eifrig am Budget 2024 gearbeitet. Und es gab auch schon diverse Abstimmungsbesprechungen.

Die wichtigsten Zahlen fehlen aber noch. Nämlich die Zahlen vom Land NÖ. Es gibt zwar diese Woche einen Termin mit den Leuten vom Land, aber ob wir dabei die benötigten Zahlen bereits bekommen, ist noch nicht klar. Vor allem weil ja noch immer die Finanzausgleichsverhandlungen laufen und der Finanzausgleich eine Grundlage für die Zahlen vom Land sind. Es wird also mal wieder sehr knapp.

Ansonsten wurde mal alles von den jeweiligen Abteilungen zusammengetragen und der Versuch einer Priorisierung wurde auch bereits übernommen.

Natürlich sind bei der Budgeterstellung für das nächste Jahr auch die laufend Projekte ein Thema. Wann werden die Rechnungen einlangen? Heuer noch oder doch erst nächstes Jahr? Wie weit kommen wir in den nächsten zwei Monaten noch in der Bearbeitung? Werden Projekte vielleicht heuer sogar noch abgeschlossen oder müssen wir ins nächste Jahr mitnehmen?

Im Moment wird versucht alles so weit fertig zu machen und mal vorzubereiten, sodass nur noch die Zahlen vom Land eingefügt werden müssen. Die nächsten Wochen wird es daher auch noch einige Abstimmungsbesprechungen geben. Auf jeden Fall muss der Entwurf vor dem 30. November aufgelegt werden, denn da findet die nächste Gemeindevorstandssitzung statt. Bis dahin wird noch einige Male am Entwurf geschraubt werden müssen.

KIG 2023 – Projekteinreichung

Keine Sorge wir haben natürlich nicht auf das KIG 2023 vergessen. Als erstes werden gerade die Daten für die Einreichung bezüglich öffentlicher Beleuchtung zusammen getragen. Die Buchhaltung hat den Auftrag den Antrag auf jeden Fall noch vor dem Jahresende einzubringen. Und da das KIG zeitnah vom Bund überwiesen wird, gehen wir derzeit noch von einem Zahlungseingang heuer aus.

Als nächstes wird gerade geklärt ob es für das Projekt Kirchenplatz bereits einen Kostenkalkulation gibt, dann könnten wir vielleicht auch dieses Projekt noch heuer einreichen. Natürlich werden die Budgetmittel des KIG zweckgebunden für die eingereichten Projekte verwendet.

Bei beiden Projekten kommen auch noch andere Förderungen hinzu, wodurch wir uns noch ein paar Eigenmittel mehr sparen. Ich bin sehr dankbar, dass wir in unseren Fachabteilungen kompetente Mitarbeiter sitzen haben, die immer darauf achten, alle Förderungen die es gibt, auch abzurufen.

Kreditzinsen steigen weiter

Die europäische Zentralbank (EZB) hat die Zinsen erneut erhöht. Ab 2. August liegt der Leitzinssatz bei 4,25%. Dies bedeutet bestehende variable Darlehen werden erneut teuerer.

Privat warte ich noch auf die Auskunft meiner Bank wie viel ich ab sofort für meinen Kredit zahlen darf. Mittlerweile (ohne die letzte Erhöhung) zahle ich jeden Monat um € 24,– mehr als im Vorjahr – für das gleiche Geld. Das sind € 288,–/Jahr mehr nur aufgrund der Zinsentwicklung.

Dasselbe gilt natürlich für die Gemeinde Vösendorf. Auch hier steigen die Zinsen bei unseren variablen Krediten. Zum Glück sind zwei Drittel der Gemeindedarlehen fix verzinst. Anfang Mai hat die Buchhaltung ausgerechnet, dass die steigenden Zinsen Mehrausgaben in Höhe von € 33.400,– für die Gemeinde bedeuten. Schätze ich werde die Buchhaltung mal wieder bitten, mir den aktuellen Wert auszurechnen.

Natürlich ist der Betrag jetzt nicht außerordentlich hoch. Nichts desto trotz müssen wir das im Auge behalten. Wie alle Budgetansätze ;-). Die Darlehenszinsen zählen zu den Fixkosten und sind somit eine der Grundlagen für die Budgetierung für das nächste Jahr.

Jahresaufgaben als GGR Finanzen

Auch wenn ich im letzten Beitrag geschrieben habe, dass der Gemeinderat in die Sommerpause geht, gilt das für die einzelnen Gemeinderate nur zeitweise. Wir nutzen zwar die Sommerpause zur persönlichen Erholung, treiben aber natürlich unsere Projekte auch im Sommer weiter voran.

Als GGR Finanzen habe ich sowieso das ganze Jahr über zu tun. Neben den offensichtlichen Projekten – Voranschlag, Rechnungsabschluss und Nachtragsvoranschlag – werden auch unterjährig immer wieder Projekte an mich herangetragen die ich dann mit der Buchhaltung abarbeite. Wobei die Arbeit natürlich bei der Buchhaltung liegt, ich habe „nur“ die sogenannte „politische Entscheidung“ zu treffen. Also quasi die Richtung vorzugeben. Da ich aber auch in meinem Brotberuf im Finanzbereich eines Bundesministeriums arbeite, verschwimmen hier oftmals die Grenzen. Manchmal bin ich einfach viel zu tief in den Projekten eingebunden für eine Politikerin. Aber die Buchhaltung stört das zum Glück nicht. Die wissen, meinen Background gut zu nutzen.

Daneben gibt es natürlich auch noch laufende Aufgaben das ganze Jahr. Wie jeder geschäftsführende Gemeinderat bekomme ich im internen System Rechnungen zum prüfen und freigeben. Auch alle Barausgaben und
-einnahmen die im Bürgerservice auflaufen, laufen über meinen digitalen Schreibtisch. Ich versuche zwei bis dreimal die Woche diese Rechnungen freizugeben, damit nicht allzu viel zusammen kommt.

Und dann kommt natürlich noch die Zweitzeichnung bei den Überweisungen dazu. Wir haben jede Woche zumindest einen Datenträger, in Notfällen auch mehr. Für diese Freigabe brauche ich allerdings Handy und Laptop mit Internetzugang, was sich in Notfällen schwierig gestalten kann. Die standardisierte Überweisung findet jeden Donnerstag statt.

Am Donnerstag Morgen versuche ich alle meine Rechnungen freizugeben, am Donnerstag Nachmittag schreibt mir dann die Buchhaltung eine WhatsApp wenn der Datenträger im System hängt, dann wähle ich mich ein und überprüfe nochmal alles bevor ich es freigebe. Natürlich nicht jede Rechnung einzeln, aber zumindest mache ich nochmal eine Plausibilitätscheck und Einzelkontrollen wenn mir etwas ungewöhnliches auffällt. Stehen keine Finanzamtszahlungen, Gehälter oder Notfälle an, dann reicht die Überweisung einmal die Woche durchaus aus. In allen anderen Fällen, nimmt die Buchhaltung Kontakt mit mir auf und wir klären, wann und wo ich eine Möglichkeit habe, die Überweisung durchzuführen.

Diese Aufgaben laufen natürlich auch über den gesamten Sommer weiter und wenn Gemeinderäte ortsabwesend sind, dann vertreten wir uns bei der Rechnungskontrolle natürlich auch gegenseitig.

Aufgaben die im Sommer wegfallen – Sitzungsvorbereitung und -teilnahme. Als geschäftsführende Gemeinderätin bin ich nicht nur bei allen Gemeinderatssitzungen und Gemeindevorstandssitzung dabei, sondern auch bei allen Ausschusssitzungen geladen.

Haushaltsüberwachungsliste

Anfang des Monats bekomme ich von der Buchhaltung der Marktgemeinde Vösendorf immer die sogenannte Haushaltsüberwachungsliste. Auf fast 80 Seiten werden da die Ausgaben und Einnahmen des laufenden Budgets und des Projektbudgets dem Voranschlag gegenüber gestellt.

Ebenso ausgewiesen ist die Differenz und der prozentuelle Abverbrauch. Daher ist vor allem die „Haushaltsüberwachungsliste bis Ende Juni“ leicht zu lesen. Abweichungen erkennt man gleich wenn irgendwo mehr als 50% ausgewiesen sind.

Da ich aber diese Woche Urlaub hatte, habe ich mir die Mai-Liste mal ein wenig detaillierter angeschaut.

Aufs gesamte Budget gesehen, kann ich sagen beim Geld ausgeben sind wir schneller als bei den Einnahmen, aber beide Werte liegen im Jahresplan. Wie schon berichtet entwickeln sich die Abgabenertragsanteile nicht so wie geplant. Hier liegen wir ein wenig zurück, was sich natürlich aufs Gesamtergebnis auswirkt.

Auch die Fremdenverkehrsabgabe entwickelt sich bisher noch sehr mau. Die Kommunalsteuer liegt im Plan und die Grundsteuer hat sich bisher überdurchschnittlich entwickelt. Persönlich freut mich auch dass sich die Einnahmen bei den Kulturveranstaltungen wie geplant entwickeln.

Alles in allem gibt es zum jetzigen Zeitpunkt keinen Anlass zur Sorge.

Ergebnis Gemeinderatssitzung 10. Mai 2023

Gestern Abend gab es wieder eine Gemeinderatssitzung in Vösendorf.

Wer sich die Sitzung ansehen will – hier kann man dies in aller Ruhe tun.

Für mich persönlich war die Sitzung gut. Mein Punkt „1. Nachtragsvoranschlag 2023“ wurde mehrheitlich angenommen. Zu den Beweggründen der Gegenstimmen kann ich nichts sagen – was die Gemeinderäte daran gestört hat, wurde nicht kommuniziert. Ist aber auch nicht notwendig! Ich erwähne es nur, da ich oft danach gefragt werde, warum jemand bei einzelnen Punkte nicht mitgeht. Manchmal liegt es für mich auf der Hand. In diesem Fall, kann ich aber nichts dazu sagen.

Sollte nicht wieder erwarten in nächster Zeit ein Kanal einbrechen oder ähnlich dramatisches geschehen, dürften wir in der Buchhaltung der Marktgemeinde und auch ich, in den nächsten Wochen und Monaten vor allem mit dem Budgetabverbrauch und dem dazugehörigen Controlling beschäftigt sein.

In den nächsten Wochen werden voraussichtlich so viele Bestellungen wie möglich auf den Weg gebracht werden. Vor allem auch da noch immer nicht klar ist, ob die derzeit gültige Schwellenwerteverordnung, verlängert wird oder nicht. Sollten die Schwellenwerte mit Ende Juni 2023 auf € 50.000,– fallen, wird das eine enorme finanzielle und zeitliche Herausforderung für alle Gebietskörperschaften, aber auch für die Klein- und Mittelbetriebe in Österreich. Ein Ausschreibungsverfahren kostet nicht nur den Gemeinden extra Geld, sondern auch den Betrieben einen enormen Verwaltungsaufwand und Zeit.

Die Grundlage für die Bestellvergaben wurde auf jeden Fall gestern durch den Nachtragsvoranschlag getroffen. Nur was budgetiert ist, darf auch bestellt werden. Und nachdem wir beim Voranschlag 2023, auch aufgrund der Vorgaben des Landes NÖ, eher wenig Projekte reingenommen haben, sind jetzt alle geplanten Projekte für 2023 abgebildet.

Vorbereitung GR-Sitzung

Am kommenden Mittwoch gibt es wieder eine Gemeinderatssitzung in Vösendorf. Wie immer zwei geteilt in einen öffentlichen und einen nicht-öffentlichen Teil. Im nicht-öffentlichen Teil werden vor allem Personalangelegenheiten beschlossen und Punkte wo der Datenschutz wichtiger wiegt, als das Interesse der Allgemeinheit.

Meine Budgetangelegenheiten (Voranschlag, Nachtragsvoranschlag und Rechnungsabschluss) sind immer im öffentlichen Teil. Die Gemeindebürger sollen wissen wofür das Gemeindebudget verwendet wird. Natürlich laufen die Vorbereitungen dazu schon seit Wochen. Die Buchhaltung bindet mich auch bei der Erstellung mit ein. Die eine oder andere Entscheidung muss getroffen werden, aber auch die Herausforderungen die sich der Buchhaltung stellen, werden mit mir im Vorfeld im Detail besprochen.

Am Wochenende vor der Sitzung steige ich dann bei uns ins interne Session Net ein und lese mir meine Anträge nochmal durch, aber selbstverständlich auch alle Punkte der anderen Antragsteller. Ich persönlich mag mich in Ruhe im Vorfeld informieren, was da in der Sitzung auf mich zukommt. Wahrscheinlich bin ich dabei ein wenig übergenau aufgrund meines Hauptberufes. Zum Glück stellen sich mir mittlerweile – nach drei Jahren im Gemeinderat – weit weniger Fragen als am Anfang. Ich habe auch schon sehr viel in den anderen Bereichen dazugelernt, was meine Vorbereitungszeit enorm reduziert.

Dieses Wochenende musste ich mir dazu eine ruhige Stunde erst suchen, doch mittlerweile konnte ich meinen Informationsbedarf stillen und fühle mich nun gut vorbereitet für die Sitzung.

Wer am Mittwoch dabei sein will 18 Uhr im Sitzungssaal Schloss Vösendorf oder online per Live-Stream auf der Gemeindehompage.

Zusammenfassung 1. Nachtragsvoranschlag 2023

Bei der Gemeinderatssitzung wird wie gesagt eine Zusammenfassung der 333 Seiten präsentiert.

Auf 3 Seiten werden die wichtigsten Zahlen dem Gemeinderat und auch den Zusehern präsentiert.

Leider überwiegt darin wieder das Wort „minus“. Richtig gut, wirkt die Zusammenfassung auf den ersten Blick nicht. Aber wenn man genauer hinsieht, ist es gar nicht so schlecht.

Beim laufenden Budget wird nicht viel Geld für Investitionen übrig bleiben – nach derzeitigem Stand. Nur rund € 700.000,– werden ausgewiesen. Ehrlich gesagt ist das gar nicht so schlecht. Investitionen haben wir für heuer knapp 6 Mio Euro geplant. Wenn wir davon € 700.000,– aus dem laufenden Budget abdecken können, bleiben „nur“ mehr € 5,3 Mio die wir finanzieren müssen.

Da ich nach wie vor bestrebt bin, den Schuldenstand weiter zu reduzieren, hat die Buchhaltung jeden Cent zusammengesucht, den sie irgendwo gefunden hat um so wenig Darlehen wie möglich aufnehmen zu müssen. Hilfreich dabei, war natürlich auch das KIG2023. Wieder € 767.838,– wofür wir keine neuen Darlehen brauchen. Und da wir die letzten zwei Jahre zweckgebunden Rücklagen im Bereich Abwasser/Kanal gebildet haben, können wir eines unserer Großprojekte im Kanalbereich von vorhandenen Rücklagen bedecken.

In den 6 Mio sind auch Anschaffungen enthalten, die wir heuer zwar starten, aber heuer nicht mehr bezahlen müssen, aufgrund langer Lieferzeit. Unterm Strich haben wir nun für 2023 eine Darlehensaufnahme von knapp 1,1 Mio Euro geplant. Was bedeuten würde, dass sich auch heuer der Schuldenstand weiter reduzieren würde. Andererseits wissen wir heute noch nicht, welche unerwarteten Ausgaben uns noch erwarten im Laufe des Jahres.

Mich hat letztens jemand gefragt was ich bezüglich des Schuldenstandes langfristig geplant habe. Und meine klare Antwort war, weiter reduzieren. Vor allem aufgrund der steigenden Zinsen. Ich wurde dann auch nach einem Prozentsatz gefragt. Wieviel ich jährlich genau reduzieren will. Diese Frage hat sich mir ehrlich gesagt in den letzten drei Krisenjahren nicht gestellt. Wir mussten alles tun um die laufenden Kosten zu decken und haben versucht trotzdem Investitionen zu tätigen, bei gleichzeitiger Reduktion der vorhandenen Darlehen. Und eines habe ich auch gelernt – einen Kanaleinbruch kann man nicht vorhersehen.